Danh sách hóa đơn: Tổng hợp danh sách các hóa đơn đã được xử lý thành công, thực thi các chức năng tự động kiểm tra trên Tổng cục thuế, xuất hoá đơn dưới dạng file excel, gán nhãn phân loại các hoá đơn.

Bạn có thể truy cập màn Danh sách hóa đơn theo 1 trong 2 cách dưới đây

Cách 1: Truy cập vào link https://portal.ubot.vn/invoice/my-ubot/input/list-invoice

Cách 2: Sau khi đăng nhập thành công vào portal, tại menu Bạn nhấn chọn Hóa đơn đầu vào >> chọn Danh sách hóa đơn, giao diện màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới:

Tại đây, bạn có thể thực hiện các tác vụ sau:

a) Tìm kiếm

Bạn có thể tìm kiếm theo tiêu chí:

1. Thời gian nhận hóa đơn: Thời gian UBOT nhận thông tin/ file XML & PDF để xử lý

2. Thời gian phát hành: Thời gian phát hành của hóa đơn

3. Trạng thái: UBot hiển thị 4 trạng thái của hóa đơn bao gồm:

• Chờ xác thực: Hóa đơn đang trong hàng chờ tra cứu trên trang Tổng cục thuế
• Chờ xác thực lại: Hóa đơn đã được tra cứu lần đầu, đang trong hàng chờ tra cứu lại trên trang Tổng cục thuế
• Hợp lệ: Hóa đơn có tất cả 7 thông tin xác thực hợp lệ

• Không hợp lệ: Hóa đơn có ít nhất 1/7 thông tin xác thực không hợp lệ

Đối các hóa đơn Không hợp lệ, hệ thống sẽ tự động thực hiện tra cứu lại 3 ngày 1 lần, trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn để cập nhật trạng thái mới nhất trên trang Tổng cục thuế.

Riêng đối với thông tin thuế, hệ thống kiểm tra:

• Tổng tiền thuế của các mặt hàng và tổng tiền thuế của cả hóa đơn
• Tiền thuế của từng mặt hàng tương ứng thuế suất từng mặt hàng

Hệ thống hiển thị cảnh báo nếu có và không ảnh hưởng tới tính hợp lệ của hóa đơn.

4. Số hóa đơn: Bạn có thể tìm kiếm theo số hóa đơn

5. Nhãn: Tìm kiếm theo danh sách nhãn đã thiết lập

6. Trạng thái phát hành: Trạng thái phát hành của hóa đơn trên Tổng cục thuế, các trạng thái bao gồm

• Tồn tại hóa đơn: Hóa đơn có trạng thái tồn tại trên trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn có trạng thái điều chỉnh trên trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Hóa đơn thay thế: Hóa đơn có trạng thái thay thế trên trang trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã: Hóa đơn có trạng thái không đủ điều kiện cấp mã trên trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Không tồn tại hóa đơn: Hóa đơn có trạng thái không tồn tại trên trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Hóa đơn đã bị điều chỉnh: Hóa đơn có trạng thái đã bị điều chỉnh trên trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Hóa đơn đã bị thay thế: Hóa đơn có trạng thái đã bị thay thế trên trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Hóa đơn đã bị hủy bỏ: Hóa đơn có trạng thái đã bị hủy bỏ trên trang tra cứu (theo thông tư 78)
• Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Hóa đơn có trạng thái hết giá trị sử dụng trên trang tra cứu (theo thông tư 32)
• Hóa đơn không còn giá trị sử dụng: Hóa đơn có trạng thái không còn giá trị sử dụng trên trang tra cứu (theo thông tư 32)
• Hóa đơn có dấu hiệu bên bán rủi ro: Hóa đơn có MST bên bán nằm trong danh sách doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế theo công văn

Để cập nhật trạng thái mới nhất của hóa đơn, vào thứ 7 hàng tuần, UBOT cho tra cứu lại các hóa đơn của 3 tháng liền trước có trạng thái thay thế, điều chỉnh hủy bỏ trên Tổng cục thuế. Với mỗi hóa đơn có thay đổi trạng thái so với trạng thái tra cứu lần đầu, hệ thống sẽ trừ 1 lượt xử lý hóa đơn trong gói hóa đơn của khách hàng. Bạn có thể theo dõi trạng thái các hóa đơn thay đổi ở mục này.

7. Loại hóa đơn: Bạn có thể chọn để tìm kiếm các loại hóa đơn sau

• Hóa đơn có mã của Cơ quan thuế (Loại C)
• Hóa đơn có mã của Cơ quan thuế xuất ra từ máy tính tiền (Loại M)
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (Loại K)
• Hóa đơn đầu vào không tồn tại hồ sơ gốc (Loại K)

8. Bên bán: Bạn có thể tìm kiếm hóa đơn theo thông tin Tên/ MST/ Địa chỉ bên bán. Có thể chọn 1 hoặc nhiều bên bán để tìm kiếm

9. Bên mua: Bạn có thể tìm kiếm hóa đơn theo thông tin Tên/ MST/ Địa chỉ bên mua

10. Phòng ban: Bạn chọn phòng ban để tìm kiếm các hóa đơn theo phòng ban

11. Thời gian cập nhật. Chọn khoảng thời gian để tìm kiếm những hóa đơn thay đổi trạng thái trong thời gian này

Để tìm kiếm các tiêu chí khác, Bạn nhấn chọn vào icon Tìm kiếm và tích chọn vào các ô cần hiển thị

Ngoài ra bạn có thể Lưu bộ lọc tìm kiếm nhanh theo các bước

Bước 1: Nhập thông tin tìm kiếm

Bước 2: Nhấn vào Thêm bộ lọc

Sau đó nhập Tên bộ lọc và nhấn Lưu

Bước 3: Nhấn vào icon mũi tên, sau đó nhấn vào tên bộ lọc => giao diện màn hình sẽ hiển thị tên có bộ lọc tìm kiếm & thực hiện tìm kiếm.

• Bỏ lọc tìm kiếm: Bạn nhấn vào (1)
• Xóa tên bộ lọc: Bạn nhấn vào (2), sau đó nhấn Xác nhận
• Cập nhật bộ lọc: Bạn nhập thêm thông tin tìm kiếm, sau đó nhấn Thêm bộ lọc để cập nhật

b) Bạn có thể ẩn/ hiện các cột thông tin bằng cách nhấn chọn vào icon (2). Sau đó tích chọn/bỏ tích các cột.

c) Bạn chọn hóa đơn và nhấn chọn vào Tác vụ để thực hiện các thao tác như:

• Xuất báo cáo
• Dán nhãn
• Dán nhãn từ file excel
• Xác thực lại từ Tổng cục thuế:  nếu bạn muốn tra cứu lại hóa đơn tương ứng trên website Tổng cục thuế
• Xác thực lại bên mua: nếu bạn muốn xác thực trạng thái hợp lệ của hóa đơn sau khi khai báo thông tin doanh nghiệp trên UBot
• Đánh dấu hợp lệ: nếu bạn muốn xác nhận hóa đơn tương ứng là hợp lệ
• Tải chứng từ: nếu bạn muốn tải toàn bộ chứng từ của hóa đơn tương ứng