Để tải hóa đơn từ Tổng cục thuế về tài khoản UBot của bạn, Bạn có thể kết nối tài khoản Tổng cục thuế của bạn, và thiết lập A. Tải hóa đơn định kỳ (tự động tải hóa đơn theo lịch) hoặc B. Tải hóa đơn theo nhu cầu như sau:
Lưu ý: Với những khách hàng đã, đang sử dụng UBot Invoice vui lòng đăng nhập lại UBot để cập nhật quyền sử dụng tính năng Tổng cục thuế. Bạn cần phải thêm quyền Kết nối Tổng cục thuế cho các người dùng khác nếu muốn sử dụng (Tài liệu chi tiết: Link)
Bước 1: Truy cập màn Kết nối Tổng cục thuế theo 1 trong 2 cách dưới đây:
Cách 1: Truy cập vào link: https://portal.ubot.vn/access-other-system/setting-access
Cách 2: Sau khi đăng nhập thành công vào portal >> Tại menu bên dưới nhấn chọn Thiết lập (1) trong UBot Invoice >> chọn Kết nối Tổng cục thuế (2)
Hệ thống hiển thị màn hình tab mặc định Thiết lập kết nối (3)
Tại đây, bạn xem trạng thái kết nối với Tổng cục thuế của toàn bộ doanh nghiệp được thiết lập cho tài khoản này.
Nếu chưa thấy doanh nghiệp bạn muốn Kết nối Tổng cục thuế, vui lòng thiết lập thêm doanh nghiệp mới tại menu Doanh nghiệp trong Thiết lập (Tài liệu hướng dẫn: Link)
Sau đó quay lại menu Kết nối Tổng cục thuế và thực hiện các thao tác tiếp theo.
Bước 2: Chọn nút Tác vụ (1) >> nhấn chọn Kết nối (2) 
>> Hệ thống hiển thị popup Thiết lập kết nối
Bước 3: Nhập thông tin Tên đăng nhập (1) và Mật khẩu (2) >> nhấn Kết nối (3).
Lưu ý: Với các Kết nối thành công, bạn có thể Hủy/Chỉnh sửa kết nối bằng thao tác chọn Tác vụ >> nhấn chọn Hủy/Chỉnh sửa kết nối
Bước 4: Sau khi kết nối Tổng cục thuế thành công, bạn vào tab Danh sách lịch tải để thiết lập A. Lịch tải hóa đơn định kỳ hoặc B. Tải hóa đơn theo nhu cầu.
A. Tải hóa đơn định kỳ
Tại tab Danh sách lịch tải, bạn thiết lập lịch tải hóa đơn định kỳ bằng cách:
- Chọn nút Thêm lịch nếu muốn tạo lịch định kỳ tải hóa đơn
- Sau khi chọn nút Thêm lịch, hệ thống hiển thị popup
- Bạn nhập các thông tin tại các trường và tích chọn kỹ Loại & Ký hiệu mẫu số hóa đơn cần tải (do ảnh hưởng trực tiếp tới hạn mức hóa đơn của bạn) >> nhấn Lưu
Theo Tần suất tải được thiết lập, hệ thống tự động kéo hóa đơn từ Tổng cục thuế định kỳ với thời gian như sau:
- Hằng ngày: Bắt đầu từ 2:00 AM mỗi ngày. (Kéo lại những hóa đơn NCC tải lên muộn vào thứ 7 tuần thứ 3 của tháng)
- Hằng tuần: Bắt đầu từ 7:00 AM ngày chủ nhật cùng tuần đó.
- Hằng tháng: Bắt đầu từ 7:00 AM các ngày 03, 06, 09, 20 của tháng liền sau.
Lưu ý:
- Bạn có thể chọn nhiều doanh nghiệp
- Một doanh nghiệp có thể tạo được nhiều lịch
B. Tải hóa đơn theo nhu cầu
- Tại tab Danh sách lịch tải, chọn nút Tải ngay để tải hóa đơn theo nhu cầu.
- Sau khi chọn Tải ngay, hệ thống hiển thị popup
- Bạn nhập các thông tin tại các trường và tích chọn kỹ Loại & Ký hiệu mẫu số hóa đơn cần tải (do ảnh hưởng trực tiếp tới hạn mức hóa đơn của bạn) >> nhấn Lưu. Hệ thống kéo hóa đơn được phát hành tại Ngày lập hóa đơn cần tải được thiết lập.
Lưu ý:
- Thực hiện thao tác tiếp theo nếu lượt tải ngay trước đó được xử lý.
Loại hóa đơn đầu vào không tồn tại hồ sơ gốc: Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, công ty bán chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đến CQT bằng file, trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn gửi đến CQT không có XML hóa đơn nên UBot không có dữ liệu lấy về để xử lý.
Danh sách lịch tải & Lịch sử tải
- Tại tab Danh sách lịch tải, Bạn có thể thực hiện các Tác vụ sau với mỗi lịch tải:
- Chỉnh sửa/Xem bằng cách kích chọn Tên lịch tải (1) >> nhập các thông tin cần thay đổi và nhấn Lưu, hệ thống gửi thông báo cập nhật thành công
- Xóa bằng cách chọn Xóa (2) >> hệ thống hiển thị xác nhận >> Chọn Xác nhận, hệ thống xóa lịch tải.
- Tải/ngừng tải hóa đơn theo lịch >> Chọn Bật/Tắt nút Trạng thái (3)
- Tại tab Lịch sử tải, Bạn có thể theo dõi lịch sử lượt tải hóa đơn từ Tổng cục thuế
Người dùng click chọn Trạng thái lượt tải “Đã xử lý”, hệ thống hiển thị kết quả chi tiết của lượt tải theo lịch đã thiết lập:
