Tính năng sao lưu có thể nhận được toàn bộ các hoá đơn được lưu trữ và xử lý bởi hệ thống trong thời gian trước đó.
Để sử dụng tính năng sao lưu thì bạn sẽ thao tác như sau:
Bước 1: Bạn có thể truy cập màn Sao lưu dữ liệu theo 1 trong 2 cách dưới đây
Cách 1: Truy cập vào link https://portal.ubot.vn/invoice/backup-invoice
Cách 2: Sau khi đăng nhập thành công vào portal, bạn nhấn chọn Sao lưu dữ liệu trong Thiết lập
Màn hình hiển thị như sau:
Bước 2: Bạn thiết lập lịch theo 2 lựa chọn:
A. Thiết lập lịch sao lưu định kỳ
Đối với trường hợp bạn muốn thiết lập lịch định kỳ nhận hóa đơn.
Bạn chọn nút Lịch sao lưu định kỳ, hệ thống hiển thị popup sau:
Tại đây bạn chọn các thông tin:
1) Bật hoặc Tắt nút Sao lưu định kỳ
2) Hóa đơn doanh nghiệp: Chọn các doanh nghiệp cần sao lưu
3) Tần suất sao lưu: Chọn 1 trong các lịch Hằng ngày/ Hằng tuần/ Hằng tháng
- Nếu chọn sao lưu Hằng ngày: Vào 00:01 ngày hôm sau, hệ thống sẽ tự động sao lưu hóa đơn
- Nếu chọn sao lưu Hằng tuần: Vào 00:01 thứ 2 tuần sau (bạn có thể chọn ngày sao lưu theo mong muốn) hệ thống sẽ tự động sao lưu hóa đơn
- Nếu chọn sao lưu Hằng tháng: Vào 00:01 ngày đầu tháng (bạn có thể chọn ngày sao lưu theo mong muốn), hệ thống sẽ tự động sao lưu hóa đơn
4) Chọn tệp dữ liệu cần sao lưu:Tối thiểu chọn 1 loại file với 4 loại file: XML, Bản thể hiện, Kết quả tra cứu, Danh sách chứng từ
5) Bật hoặc Tắt nút Nhóm các tệp sao lưu của cùng 1 hóa đơn vào 1 thư mục
6) Cấu trúc cây thư mục sao lưu: Chọn 1 trong 2 cách sắp xếp MST bên mua – Số hóa đơn hoặc MST bên mua – MST bên bán – Số hóa đơn
7) Sau đó nhấn chọn Lưu cài đặt
Bạn nhận được thông báo thiết lập thành công
B. Sao lưu (Sao lưu không định kỳ)
Đối với trường hợp, bạn muốn sao lưu hóa đơn theo khoảng ngày mong muốn
Bạn chọn nút Sao lưu, hệ thống hiển thị popup sau:
Tại đây bạn chọn các thông tin:
- Thời gian sao lưu: Gồm 2 option Ngày nhận hóa đơn hoặc Ngày phát hành hóa đơn. Hệ thống mặc định chọn ngày phát hành hóa đơn,
- Các thông tin còn lại tương tự như sao lưu định kỳ
Sau đó nhấn chọn Gửi yêu cầu, bạn nhận được thông báo Tạo gửi yêu cầu thành công.
Nhấn vào thời gian sao lưu để xem chi tiết sao lưu và Tải file sao lưu:
Ngoài ra, bạn có thể xem lịch sử các lượt sao lưu hệ thống thực hiện với các trạng thái:
- Đã xử lý: Đã xử lý xong, bạn nhấn chọn Thời gian sao lưu của lượt sao lưu tương ứng xem chi tiết và tải file hóa đơn
Lưu ý: Nếu có nhiều hơn 1 file cần tải bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tải xuống hết các file
Bước 2: Thực hiện giải nén 1 file duy nhất => file này sẽ chứa đầy đủ các hóa đơn bạn cần sao lưu
Ví dụ: Bạn có 2 file cần tải, Bạn tải xuống cả 2 file này
Sau khi tải về 2 file sẽ có định dạng như sau:
Sau đó chỉ cần giải nén file thứ (2), sẽ có đầy đủ các hóa đơn bạn sao lưu
- Thất bại: Bạn nhấn chọn Thời gian sao lưu của lượt sao lưu tương ứng xem chi tiết và gửi lại yêu cầu nếu muốn
- Đang xử lý: Hệ thống đang xử lý yêu cầu
- Chờ xử lý: Xếp hàng chờ xử lý